Qu’est-ce que la légalisation ?
Lorsqu’un document français doit être produit à une autorité étrangère, il existe trois possibilités :
- Le document est soumis à la légalisation.
La légalisation est la formalité qui consiste à authentifier un document français destiné à une autorité étrangère. - le document est soumis à l’apostille.
L’apostille est une procédure de légalisation simplifiée. - Dispense de formalités.
La procédure applicable a été établie par des accords internationaux conclus entre la France et le pays destinataire du document. Elle varie en fonction du pays destinataire et de la catégorie du document.
Les principales catégories de documents sont les suivantes :
- Acte de l’état civil
- Actes judiciaires : jugements, Kbis,…
- Actes notariés
- Actes administratifs : diplômes, casiers judiciaires,…
- Actes sous seing privés dont la signature est certifiée
Quelles sont les règles doivent respecter les documents à légaliser ?
Pour être légalisé, les documents doivent remplir certaines conditions. Chaque catégorie de document est soumise à des règles spécifiques.
Par exemple :
- Acte d’état civil : document original et être daté de moins de 3 mois. Il doit comporter le sceau officiel, la signature originale et les nom et qualité du signataire.
- Kbis : document original de moins de 3 mois signé du greffe.
- Acte notarié : document original signé du notaire ou une copie certifiée par l’office notarial ayant établi l’acte authentique.
- Acte sous seing privé : statuts de sociétés, procuration documents commerciaux,…
Les signatures doivent être originales et le nom, le prénom et la qualité du signataire doivent-être apposés en toutes lettres, à côté de la signature.
L’adresse complète de la société en France doit y figurer.
La signature du signataire doit ensuite être certifiée par une mairie ou un notaire (sceau notarial obligatoire) en présence du signataire, ou par la chambre de commerce et d’industrie dans laquelle la société est enregistrée.
Quelles sont les règles applicables pour les traductions de documents ?
Pour être légalisé, un document rédigé en langue étrangère doit être accompagné d'une traduction en français. La traduction doit être faite par un traducteur assermenté (agréé et inscrit auprès de la Cour d’appel) et être présentée avec le document d'origine.
Lorsque la traduction d’un document doit être légalisée ou qu’elle accompagne un acte en langue étrangère présenté pour légalisation, elle doit respecter les modalités suivantes :
- Être effectuée par un par un traducteur assermenté, ou par un traducteur habilité par une représentation diplomatique ou consulaire française à l’étranger, à partir de l’original du document.
- Le document d’origine et sa traduction doivent comporter le cachet et la signature du traducteur, ainsi que le même numéro de traduction (identique sur les deux documents).
Quelles sont les formalités à accomplir pour la légalisation ?
La procédure à suivre est celle de la double légalisation :
- Par le Bureau des légalisations du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.
- Par la représentation diplomatique ou consulaire en France du pays dans lequel il devra être produit. Pour l’apostille, la démarche doit être effectuée auprès du service apostille de la cour d’appel.
Optez pour la sécurité et la rapidité en confiant vos légalisations et apostilles à Lextenso Services ?
La légalisation est une formalité complexe en raison des nombreuses règles applicables. Nous maîtrisons les obligations que doivent remplir les documents réalisons les démarches nécessaires à la légalisation :
- Traduction auprès d’un traducteur assermenté
- Légalisation de la signature pour les actes sous seing privé
- Formalités auprès du bureau des légalisations du Ministère des affaires étrangères et des ambassades ou consulats des pays étrangers.
Pour les apostilles, nous réalisons les démarches auprès de la Cour d’appel compétente.
